POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE SOLAIR PLUS S.A.S.
1. GENERALIDADES
SOLAIR PLUS S.A.S teniendo en cuenta su responsabilidad en el Tratamiento de Datos
Personales y en cumplimiento de las normas aplicables, en especial de los artículos 15 y 20 de
la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, adopta
mediante el presente documento su Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”).
La Política aplica para toda la información personal de aquellos sujetos con quien SOLAIR PLUS
S.A.S. interactúa, incluyendo, pero sin limitarse, a los clientes, empleados, proveedores o
cualquier otra persona que, por algún motivo, suministre información a SOLAIR PLUS S.A.S.
Esta Política estará a disposición de los interesados en la página web https://www.solair.com.co/
Así mismo, cualquier actualización de la misma se informará y se dará a conocer mediante
publicación en el mencionado sitio web.
2. DEFINICIONES
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes
definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas en el tratamiento de datos personales.
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento
de los Datos Personales.
b) Aviso de privacidad: Documento físico o electrónico, generado por el Responsable del
tratamiento, que es puesto a disposición del Titular con la información relativa a la
existencia de las Políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma
de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los
datos personales.
c) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que será objeto de
Tratamiento.
d) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales, determinadas o determinables. Los datos pueden ser públicos,
semiprivados o privados.
e) Dato Privado: Es el dato que, por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante
para el Titular.
f) Dato Público: Es aquel dato calificado como tal, según los mandatos de la ley o de la
Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos
públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los
relativos al estado civil de las personas.
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g) Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni
pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a
cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como la información
financiera y crediticia de actividad comercial.
h) Dato Sensible: Todos aquellos datos relacionados con la intimidad del Titular, tales como
aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación Política, las convicciones
religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los
derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la
salud o vida sexual y, los datos biométricos, como huellas digitales, fotografías, iris,
reconocimiento de voz, facial o de palma de mano.
i) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento.
j) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los
datos.
k) Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
l) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales,
tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de aquellos.
3. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La sociedad SOLAIR PLUS S.A.S. aplicará, de manera armónica e integral, los siguientes principios rectores en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:
a) Principio de legalidad enmateria de Tratamiento de datos: En el Tratamiento de datos
personales, SOLAIR PLUS S.A.S. dará aplicación a las normas vigentes y aplicables que
rigen el tratamiento de Datos Personales y demás derechos fundamentales conexos.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo
con la Constitución y las Leyes, la cual será informada al Titular.
c) Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales sólo puede ejercerse con el
consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no serán
obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial
que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos
Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan
a error.
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e) Principio de transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales debe garantizarse
el derecho del Titular a obtener de SOLAIR PLUS S.A.S., en cualquier momento y sin
restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de Datos Personales se
sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales y, a las
normas vigentes y aplicables que rigen el Tratamiento de Datos Personales y demás
derechos fundamentales conexos. En este sentido, los datos personales, salvo la
información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta al Tratamiento por parte de SOLAIR PLUS
S.A.S. se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas existentes que
sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en la
administración, manejo y actualización o que tengan acceso a informaciones que se
encuentren en Bases de Datos y que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas
a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con
alguna de las labores que comprende el Tratamiento de la información, pudiendo sólo
realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al
desarrollo de las actividades autorizadas en las normas vigentes y aplicables que rigen el
tratamiento de Datos Personales y demás derechos fundamentales conexos.
Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir otro sí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal obligación.
4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El responsable del Tratamiento de Datos Personales es SOLAIR PLUS S.A.S., identificada con el NIT No. 900.998.596, con domicilio Calle 75 # 49 B – 56 de Barranquilla, correo electrónico ingenieria@solair.com.co y teléfono: 3001095447
5. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en las normas vigentes y aplicables, en el Tratamiento de la información se requiere autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior, como un documento físico o electrónico, un mensaje de datos o cualquier mecanismo técnico o tecnológico que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic. La aceptación de esta Política conforme a los términos de esta también ocurre cuando un candidato, aspirante a empleo, futuro cliente o proveedor, proporciona sus datos personales a través de cualquier canal o medio de comunicación establecido por SOLAIR PLUS S.A.S., para que ésta pueda surtir los procesos y procedimientos internos del procesamiento de datos personales según corresponda.
6. AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, mediante el cual se informa al Titular la información relativa a la existencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales, la forma de acceder a la misma y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
El Aviso de Privacidad, como mínimo, contendrá la siguiente información:
a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
b) El tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de los mismos.
c) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la Política de Tratamiento de Datos Personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.
7. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN
a) La información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Se trate de datos de naturaleza pública.
c) Se trate de casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Se trate de información cuyo Tratamiento ha sido autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
No será necesaria la autorización del Titular cuando:
8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Todo proceso que conlleve el Tratamiento por parte de cualquier área de la compañía de datos personales tanto de clientes, empleados, proveedores y, en general, de cualquier tercero con el cual SOLAIR PLUS S.A.S. sostenga relaciones comerciales y laborales, deberá tener en cuenta los derechos que le asisten a ese Titular de los datos, los cuales se enuncian a continuación:
a) Derecho a conocer, actualizar, consultar o rectificar sus Datos Personales, en cualquier momento, frente a la sociedad SOLAIR PLUS S.A.S., respecto a aquellos datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y/o que induzcan a error.
b) Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a la sociedad SOLAIR PLUS S.A.S.
c) Derecho a ser informado por la sociedad SOLAIR PLUS S.A.S., previa solicitud del Titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.
d) Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer sus derechos frente a la sociedad SOLAIR PLUS S.A.S.
e) Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando
considere que la sociedad SOLAIR PLUS S.A.S. no ha respetado sus derechos y
garantías constitucionales.
f) Derecho a acceder en forma gratuita a los Datos Personales que voluntariamente decida compartir con SOLAIR PLUS S.A.S., para lo cual la compañía se encargará de conservar y archivar de forma segura y confiable las autorizaciones de cada uno de los Titulares de datos personales, debidamente otorgadas.
9. TRATAMIENTO DE LOS DATOS SENSIBLES
SOLAIR PLUS S.A.S. podrá hacer Tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
a) El Titular haya dado su autorización previa y explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se
encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes
legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento
deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
10. DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
En el Tratamiento de los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de SOLAIR PLUS
S.A.S. sobre niños, niñas y adolescentes, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de
los menores.
​
En todo caso, cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las Bases de Datos de SOLAIR PLUS S.A.S. o, que eventualmente se soliciten, deberá ser autorizado expresamente por el representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de entender el asunto.
​
De igual manera, la sociedad SOLAIR PLUS S.A.S. facilitará a los representantes legales de los
menores la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación
y oposición de los datos de sus tutelados.
11. TERCEROS
Las bases de datos o archivos no serán suministradas a terceros, salvo expresa autorización del
Titular o, en los casos previstos en la Ley. En dicho caso, la transferencia y/o uso compartido de
datos personales de clientes, empleados o proveedores de SOLAIR PLUS S.A.S. con terceros,
se realizará única y exclusivamente para los fines correspondientes al envío de correspondencia
y comunicaciones de SOLAIR PLUS S.A.S.
12. FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
SOLAIR PLUS S.A.S. solo utilizará los Datos Personales que el Titular de los mismos haya autorizado previa y expresamente, siempre dentro del marco de la misión y el objeto social de
SOLAIR PLUS S.A.S. y respetando los derechos a la intimidad, al buen nombre, a la imagen y
demás derechos Constitucionales.
La información sobre clientes, proveedores y empleados, actuales o pasados, se obtiene y
conserva, en general, con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter
laboral, civil y comercial. Las finalidades de las Bases de Datos dependerán del sujeto que
suministre los datos personales y, conforme a ello, serán informadas expresamente al momento
de solicitar la autorización.
13. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
El usuario podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los Datos
Personales que haya suministrado a la sociedad SOLAIR PLUS S.A.S., enviando una comunicación, en cualquier momento y de manera gratuita, a través del siguiente correo electrónico: ingenieria@solair.com.co
Ahora bien, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los
derechos de los Titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por:
a) El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.
​
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
La petición o derecho que ejercita el Titular de los datos personales deberá contener:
a) Nombre y apellidos del usuario.
b) Los datos de contacto para recibir notificaciones.
c) Los documentos que acrediten en debida forma la personería o mandato para actuar, si fuera el caso.
d) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
Estos derechos se podrán ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error o, aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o
no haya sido autorizado por su Titular.
14. CONSULTAS
Los Titulares, sus causahabientes o representantes podrán consultar la información personal del
Titular que repose en cualquier Base de Datos de SOLAIR PLUS S.A.S., suministrando a estos
toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación
del Titular. La consulta se formulará por escrito, a través del medio indicado en el numeral 13,
siempre y cuando sea el Titular de los datos o su representante.
15. RECTIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE DATOS
en una base de datos de SOLAIR PLUS S.A.S. debe ser objeto de rectificación o actualización,
podrán presentar un reclamo ante SOLAIR PLUS S.A.S., el cual será tramitado bajo las
siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SOLAIR PLUS S.A.S., a través del medio
indicado en el numeral 13, con la siguiente información:
a) Identificación del Titular.
b) Los datos de contacto para recibir notificaciones.
c) Los documentos que acrediten en debida forma la personería o mandato para actuar, sifuere necesario.
d) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
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e) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca la rectificación o actualización.
f) Los documentos que se quieran hacer valer.
16. SUPRESIÓN DE DATOS
Los Titulares, sus causahabientes o representantes podrán solicitar, en todo momento y de forma gratuita, a SOLAIR PLUS S.A.S., la supresión de sus Datos Personales cuando:
a) Consideren que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente y en la presente Política.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
recolectados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal, de acuerdo con
lo solicitado por los Titulares, sus causahabientes o representantes, en los registros, archivos y
bases de datos administrados por SOLAIR PLUS S.A.S.
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SOLAIR PLUS S.A.S., a través del medio
indicado en el numeral 13, conteniendo como mínimo la siguiente información:
a) Identificación del Titular.
b) Los datos de contacto para recibir notificaciones.
c) Los documentos que acrediten en debida forma la personería o mandato para actuar, si fuere necesario.
d) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
e) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca la rectificación o actualización.
f) Los documentos que se quieran hacer valer.
Ahora bien, es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el
Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
​
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del
Titular, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con
una obligación legalmente adquirida por el Titular.
17. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes podrán, en todo momento y de forma gratuita, revocar el consentimiento al tratamiento de sus Datos Personales, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
Para ello, el Titular podrá revocar su consentimiento mediante el mismo medio por el que lo otorgó.
Al respecto, se debe tener en cuenta que existen dos modalidades de revocación del consentimiento: Una de ellas se da sobre la totalidad de las finalidades consentidas y la otra, se da sobre algunos tipos de Tratamiento determinados.
18. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
SOLAIR PLUS S.A.S. se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos
Personales captados y almacenados. Sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un
tercero tal tratamiento, para lo cual exigirá al Encargado la atención e implementación de la
Políticas y procedimientos idóneos para la protección de los Datos Personales y la estricta
confidencialidad de los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley
1581 de 2012.
19. MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
SOLAIR PLUS S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Los Datos Personales que el Titular de la información suministre a SOLAIR PLUS S.A.S. bajo cualquier medio, serán administrados de forma confidencial con las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección de datos personales.
20. ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales ha sido actualizada el 18 de agosto de 2022 y permanecerá vigente durante el tiempo que SOLAIR PLUS S.A.S. ejerza las actividades propias de su objeto social y según sea modificada de tiempo en tiempo.